Maintenir et développer votre entreprise grâce à des communications d'affaires efficaces

Lettres et encarts

Offrez un service à la clientèle accessible et sur-demande avec des communications web automatisées

Vos clients ont besoin d'un accès à des services en ligne en tout temps et dans plusieurs cas, cela signifie qu'il vous faut produire des documents sur-demande. PlanetPress Suite peut se connecter à tout système web pour permettre aux requêtes de clients d'être traitées automatiquement dans le format choisi par le client - PDF web, PDF email ou imprimé.

Dans l'exemple ci-dessus, un nouveau client s'enregistre à des services bancaires en ligne en remplissant un formulaire web. Les données sont envoyées instantanément à PlanetPress Suite qui ensuite génère une page web de confirmation incluant le numéro de client et l'information connexe.

Les mêmes données sont utilisées pour produire une lettre personnalisée envoyée par la poste avec les détails suivants:

• Salutation et adresse personnalisées, incluant un code à barre postal
• Numéro de client
• Message personnalisé confirmant les récents achats de produits ou de services
• Signature personnalisée spécifique au représentant du client
• Code QR personnalisé pour une connection directe à la page personnelle de ce client

Joint à la lettre se trouve un encart créé à partir des mêmes informations récupérées sur le web et qui contient:

• Numéro du client ainsi qu'un NIP temporaire unique
• Instructions pour ouvrir une session
• Publicité sur des produits et services pour lesquels le client n'a pas encore souscrits
• Promotions
• Localisation de la succursale la plus proche pour ce client

Tout ceci se déroule automatiquement, sans intervention humaine, ce qui signifie que ce service est disponible en tout temps, pour le bénéfice du client.

Documents d'expédition

Réduisez les coûts de formulaires et assortissez automatiquement les étiquettes et les bordereaux d'expédition!

Souvent, les compagnies impriment les bordereaux d'expédition à l'entrepôt et doivent ensuite entrer de nouveau l'information du client dans un système différent pour générer les étiquettes d'expédition.

Avec PlanetPress Suite, les mêmes données utilisées à l'origine pour faire l'impression des factures, sont également envoyées à l'entrepôt pour imprimer les bordereaux et les étiquettes d'expédition combinés, et ce faisant éliminant le besoin de les associer à la main ainsi que les erreurs humaines inhérentes à ce processus.

• Augmentez l'efficacité de vos processus d'expédition de documents
• Éliminez l'entrée de donnée additionnelle pour produire les étiquettes d'expédition
• Imprimez les bordereaux et les étiquettes d'expédition ensemble sur la même imprimante (sur la même page, au même moment)
• Éliminez l'étape de les assortir manuellement

Factures

Augmentez la portée de vos communications d'affaires en créant des factures à usage multiple

Captez des données de la plupart des formats et sources:

• Systèmes Hôtes (Unix, AS/400, Windows, etc.)
• Applications Windows
• Bases de données
• Soumissions par le web
• Etc.

Et remaniez-les en suivant les besoins croissants qui subviennent au fil de la croissance de votre entreprise, sans avoir à investir dans la modification de vos applications existantes ou dans du nouveau matériel.

Les données peuvent être reformattées de plusieurs façons. Par exemple, il est possible d'ajouter un bordereau de paiement au bas d'une facture qui n'en avait pas ou d'ajouter des codes à barres contenant de l'information de référence. Il est également possible de créer des messages conditionnels basés sur le contenu d'une facture, pour, par exemple,informer le client du niveau de l'inventaire de son stock ou d'une promotion particulière. Faites varier les termes et conditions ou ajouter des instructions particulières selon les items achetés. Avec PlanetPress Suite les possibilités sont sans fin. Les factures peuvent contenir des graphiques, des codes à barres, des lignes OMR, du texte ou des pages entièrement variables, le tout en fonction de l'information contenue dans le flux des données.

Vous pouvez aussi:

• Générer une version électronique de vos documents imprimés afin de les archiver numériquement. Un fichier index peut également être généré pour la recherche de documents, ou ils peuvent être automatiquement archivés dans un système de gestion documentaire électronique (EDM) de tierce partie.
• Intégrer facilement une solution de triage et de nettoyage d'adresses postales de tierce partie et grouper des envois multiples aux mêmes clients. Ce processus automatisé peut permettre de réaliser de grandes économies en main-d'oeuvre et en affranchissement.
• Utiliser l'impression distribuée. Par exemple, continuer d'imprimer les factures au centre de traitement de données ou acheminer les données au service de l'expédition du bureau corporatif situé dans une autre ville pour l'impression.
• Envoyer automatiquement les factures dans le format désiré par les destinataires, que ce soit par la poste, par email ou par fax.

Factures transpromo

Augmentez la portée de vos communications d'affaires en transformant vos factures en véhicules promotionnels

Plusieurs entreprises envoient des encarts publicitaires dans les mêmes enveloppes que leurs factures. Bien que cela semble une bonne idée à première vue, il en résulte souvent un gaspillage de fonds car ces entreprises n'ont pas la capacité de cibler le publique approprié à ces offres promotionnelles. Cela peut avoir comme effet, par exemple, de faire parvenir au destinataire de l'information ou des promotions sur des produits ou des services qu'il a déjà achetés.

Avec une installation minimale et sans aucune modification aux systèmes en place, PlanetPress Suite vous permet d'envoyer de l'information pertinente, basée sur l'historique d'achat de vos clients. Par exemple, sous forme de messages promotionnels ciblés apparaissant conditionnellement sur la facture elle-même, ce qui attire immanquablement l'attention du lecteur tout en utilisant au maximum l'espace blanc.

Les factures courantes d'une entreprise sont une mine d'information en or qui peut être utilisée afin de bâtir une meilleure relation avec les clients tout en augmentant les ventes. Selon les données disponibles il est possible de:

• Insérer de l'information sur des produits reliés aux items achetés afin d'entraîner des revenus additionnels
• Insérer des instructions spécifiques pour un client en vous basant sur les items listés dans la facture
• Ajouter des coupons ou des messages sur des items connexes ou des contrats de service
• Faire la promotion de spéciaux, ventes, nouveaux locaux, nouveaux produits et services ou mises à niveaux, le tout sur la facture elle-même, automatiquement et selon les habitudes d'achats, les items listés, le lieu ou tout autre aspect du profile du destinataire.

C'est prouvé: la personnalisation dynamise les ventes! Des communications personnalisées et ciblées se traduisent en:

• Augmentation du taux de réponses de 34%
• Augmentation de la valeur des commandes de 25%
• Taux de commandes répétées/de fidélisation de 48%
• Diminution du temps de réponse de 35%
• Augmentation des revenus/profits de 32%