lundi, 21 juillet 2014

Un archivage automatique, électronique et efficace des dossiers médicaux

PlanetPress permet aux dossiers médicaux d’être archivés immédiatement et automatiquement de façon sécuritaire dans des dossiers électroniques, sans modifier les habitudes des professionnels de santé.

Montréal, Canada – 21 juillet, 2014 –Le milieu de la santé est particulier en ceci que les documents et données avec lesquels les professionnels travaillent sont très sensibles et leur manipulation doit être rigoureuse. De plus, les professionnels de la santé semblent attachés au stylo et papier et peu nombreux sont les utilisateurs de matériel numérique.

Pouvoir sécuriser les données et automatiser les processus documentaires qui y sont rattachés sans modifier les habitudes de travail permettrait de palier à de nombreuses défaillances.

Améliorer un processus d’archivage papier sans changer ses habitudes; un défi de taille.

Le Centre Hygie est une clinique de médecine familiale privée montréalaise en activité depuis plus de 7 ans qui emploie près de 20 professionnels de la santé. Les services informatiques y sont assurés par Pierre Morin, copropriétaire et expert en bureautique.

Son objectif était de trouver une solution pour mieux contrôler la grande quantité d’archivage papier sans modifier les habitudes de ses employés. De plus, il était important de s’assurer de maintenir l’intégrité des dossiers patients avec l’information la plus exacte et à jour possible.

Une première alternative : la numérisation manuelle des documents papier

M. Morin a exploré de multiples avenues allant de la tablette à la reconnaissance vocale sans trouver de solution optimale. La façon la plus simple de remédier à la situation semblait être la mise en place d’un processus de numérisation manuelle des formulaires et dossiers patient.

Tous les jours, un archiviste recevait les formulaires et documents manuscrits des professionnels de la clinique, les numérisait et les archivait électroniquement dans le bon dossier patient.

Une meilleure alternative : la numérisation en temps réel grâce à la technologie Anoto

Cependant, le délai entre la visite d’un patient, la numérisation des documents et la mise à jour du dossier pouvait atteindre 7 jours. Ce délai était inacceptable pour les cas urgents.

C’est en recherchant des solutions de gestion documentaire électronique que M. Morin a découvert la technologie Anoto. Anoto fabrique des stylos numériques qui permettent de numériser les notes manuscrites en temps réel.

Quand l’automatisation s’ajoute à l’équation et ouvre de nouvelles portes

Il ne lui manquait alors plus que l’automatisation afin de pouvoir associer la note manuscrite au dossier patient. En contactant le siège social d’Anoto en Suède, M. Morin a été introduit aux solutions d’Objectif Lune. Et grâce à l’une d’entre elles, PlanetPress, l’équation était complète.

Un archivage numérique instantané pour des dossiers à jour immédiatement

Voici comment fonctionne la solution : CTRL-Clinique, le système de gestion utilisé au Centre Hygie, produit le document ou le rapport patient et l’envoie en impression. PlanetPress capture le flux d’impression et modifie la mise en page pour inclure des zones de capture pour les notes manuscrites et des cases à cocher; « archiver » et « supprimer ».

Le professionnel de la santé remplit alors son dossier comme à l’habitude avec les notes d’usage en utilisant le crayon numérique. PlanetPress reçoit les données du crayon et les associe au bon formulaire qui est ensuite automatiquement et numériquement archivé dans le dossier patien

Un système imperméable aux erreurs humaines

De plus, M. Morin a mis en place un processus alternatif pour remédier aux erreurs humaines. Il arrive en effet que les notes dépassent des zones de capture, ou qu’un médecin oublie d’utiliser spécifiquement le stylo Anoto.

M. Morin s’est alors assuré que les gabarits de formulaires dans PlanetPress comprennent des codes-barres compatibles avec son scanneur. Aussi, l’encre utilisée dans les stylos Anoto est verte. Ainsi, l’archiviste apercevant une note d’une autre couleur ou qui se trouve hors d’une zone de capture, numérise le document avec le scanneur. Grâce aux codes-barres, PlanetPress est en mesure d’archiver le document dans le bon dossier automatiquement.

Une solution qui fonctionne et qui offre de nouvelles perspectives

« La solution telle qu’elle fonctionne actuellement, est très satisfaisante. […] Nous sommes passés d’une situation où il y avait jusqu’à 7 jours de délai entre la prise de note et la mise à jour du dossier patient, à un délai d’au plus 24 h, souvent moins » nous dit Pierre Morin.

« L’intégrité des dossiers patients à la clinique est maintenant optimale et c’est le plus important pour nous. »

La prochaine étape?

« Nous recevons quantités de rapports de laboratoire et de résultats d’analyse par fax et courriel. PlanetPress nous permettra de traiter automatiquement l’information contenue dans les PDF et de les intégrer au dossier patient », explique M. Morin..

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